Chúng ta có thể dễ dàng hiểu rằng, khi chúng ta trình bày một món đồ, một dịch vụ hoặc một khái niệm, có hai tình huống khó tránh: trình bày quá nhiều và trình bày không đủ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ dùng những ví dụ sinh động, so sánh gần gũi với cuộc sống và tư thế thân thiện để giúp bạn hiểu tầm quan trọng, các ứng dụng và tác động tiềm ẩn của "trình bày quá nhiều" và "trình bày không đủ".
Tình huống "Trình bày Quá Nhiều"
Hãy tưởng tượng bạn là một người chủ nhà tại một tiệc cưới. Bạn đứng trước một tấm bảng ghi chép, với nhiều chút ký tắm dục, câu lạc và lời khen cử của khách mời. Bạn cố gắng ghi nhớ tất cả những điều đó, nhưng khi bạn cố gắng trình bày tất cả cho mọi người nghe, bạn cứ nghe mình nói, nói, nói... Chúng ta gọi điều này là "trình bày quá nhiều".
Bạn sẽ thấy khó khăn để nghe bạn nói, khó để nắm bắt được những thông tin quan trọng, và có thể thậm chí là khó để trình bày cho mọi người hài lòng. Một ví dụ khác là bạn đang trình bày một dự án cho một công ty. Bạn cố gắng trình bày tất cả chi tiết của dự án, từ các chi tiết kỹ thuật cho đến các chi tiết tài chính. Những chi tiết kỹ thuật có thể là quá chi tiết cho những người không quan tâm đến kỹ thuật, và những chi tiết tài chính có thể là quá mơ hồ cho những người không quan tâm đến tài chính.
Tình huống "Trình bày Không Đủ"
Bây giờ hãy tưởng tượng bạn là một người phụ trách tại một tiệc cưới. Bạn cố gắng ghi nhớ và trình bày cho khách mời về món ăn ưu tiên, nhưng bạn chỉ dành chú ý cho món hải sản và quên quan tâm đến món tráng miệng. Khách mời sẽ cảm thấy bối rối về món ăn sẽ là gì, và có thể thậm chí là khó để hài lòng. Một ví dụ khác là bạn đang trình bày một dự án cho một công ty. Bạn chỉ dành chú ý cho các mục mở rộng và lợi nhuận, nhưng quên quan tâm đến các rủi ro và các biện pháp phòng ngừa. Những khách có thể khó hiểu về rủi ro và biện pháp phòng ngừa là gì, và có thể thậm chí là không an tâm với dự án.
Tầm quan trọng của Tối ưu Hóa Trình Bày
Trình bày quá nhiều hoặc không đủ đều có thể dẫn đến những hậu quả không mong muốn. Khi trình bày quá nhiều, bạn sẽ làm cho người nghe cảm thấy mệt mỏi và khó nắm bắt được điểm chính. Khi trình bày không đủ, bạn sẽ làm cho người nghe cảm thấy bối rối và không an tâm. Để tối ưu hóa trình bày, bạn cần:
Hiểu đối tượng: Tìm hiểu về nhóm đối tượng bạn muốn trình bày cho. Chúng là những ai? Họ quan tâm đến cái gì? Họ không quan tâm đến cái gì?
Chọn Chủ đề Quan Trọng: Chọn những chi tiết quan trọng nhất để trình bày. Bạn không cần ghi nhớ tất cả chi tiết.
Dùng Một Cách Dễ Hiểu: Dùng những cụm từ dễ hiểu, ví dụ và sơ đồ để giúp người nghe nắm bắt được điểm chính.
Trả Lời Câu Hỏi: Đặt câu hỏi cho người nghe để giúp họ nắm bắt được điểm chính.
Thử Thao Quan: Thử thao quan với người nghe để xem họ có nắm bắt được điểm chính hay không.
Kết luận
Trình bày quá nhiều hoặc không đủ đều có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của một cuộc giao tiếp. Để tối ưu hóa trình bày, bạn cần hiểu đối tượng của mình, chọn chủ đề quan trọng, dùng một cách dễ hiểu, trả lời câu hỏi và thử thao quan. Dựa trên những biện pháp này, bạn sẽ có thể trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu và hài lòng cho cả bạn và đối tác của mình.
